賃貸借契約での必要書類は？印鑑証明書・住民票・収入証明書を解説

賃貸物件を借りるには、入居審査をクリアしなければなりません。
入居審査やその後の賃貸借契約では印鑑証明書・住民票・収入証明書などの提出が必要になりますが、その理由についてご存じの方は少ないでしょう。
そこで今回は、賃貸借契約の必要書類として印鑑証明書・住民票・収入証明書を準備する理由を解説します。

賃貸借契約の必要書類として印鑑証明書を準備する理由

賃貸借契約を結ぶときには、多くのケースで印鑑証明書が必要です。
印鑑証明書とは、自治体で登録した印鑑が正式なものであると証明する書類を指します。
この書類が賃貸借契約で必要な理由は、以下のとおりです。

連帯保証人を証明するため

賃貸借契約の必要書類として印鑑証明書が含まれているのは、連帯保証人の存在を証明するためです。
賃貸借契約で連帯保証人を求められたケースでは、実印による捺印や「印鑑証明書」の提出も要求される可能性があります。
実印による捺印と印鑑証明書があれば、連帯保証人としての信ぴょう性を高められるでしょう。
契約後に言い逃れができないよう、証拠として連帯保証人の印鑑証明書を提出するのです。

本人の意思確認をおこなうため

印鑑証明書は印鑑登録をした印鑑が本物であることを証明する書類となっているため、本人確認が可能となっています。
本人確認や意思表示をおこなうために、賃貸借契約の必要書類として組み込まれているのです。
連帯保証人だけでなく契約者本人にも提出を要求される可能性があるので、前もって準備しておきましょう。
印鑑証明書の取得方法には、住居を管轄している役所窓口で申請する方法があります。
マイナンバーカードを取得していれば、コンビニエンスストアでも申請可能となっているので、役所に足を運ぶ手間が削減可能です。
申請時には、印鑑登録証の提出や手数料の支払いが必要になることもあわせて覚えておきましょう。
入居審査や賃貸借契約で必要書類が揃っていないと、入居できるタイミングが遅れてしまう可能性があります。
希望の物件に入居できるよう、必要書類は早めに準備しておくことが大切です。

賃貸借契約の必要書類として住民票を準備する理由

入居審査や賃貸借契約では、住民票が必要書類として挙げられます。
住民票とは、住民基本台帳法に基づいて作成された公簿です。
個人の氏名や住所などが記載されており、住民の居住関係を公に証明します。
以下で、この書類が必要な理由や有効期限・マイナンバーの必要性を確認しておきましょう。

住民票が必要な理由

入居審査や賃貸借契約で住民票が必要になる理由は、身元確認です。
運転免許証などの本人確認書類では、現在の住所まで記載されていません。
住民票があれば、本人の前住所や世帯主など運転免許証に載っていない情報を確認できます。
これらの書類を照らし合わせて本人確認をおこなっていくのです。
なお、本人確認として求められる住民票には、引っ越しをする方すべての情報が必要になります。
家族全体で引っ越すときには「住民票謄本」を用意し、家族と離れて一人暮らしをするときは「住民票抄本」を提出するのが一般的です。
住民票謄本は世帯に住む全員の情報を記載しており、住民票抄本にはその一部が記載されています。
どちらもよく似た書類となっているので、混同しないように注意しましょう。

必要書類として有効な住民票の期限

入居審査や賃貸借契約で提出する住民票には、有効期限が存在します。
身元確認ができる住民票の有効期限は、発行から3か月以内です。
この期間を過ぎてしまうと、新たに住民票を取得しなければならないので注意しましょう。
住民票の申請は、住所を管轄している市町村役場でおこなえます。
マイナンバーカードがある方は印鑑証明書と同様に、コンビニエンスストアでも申請可能です。

住民票にマイナンバーは必要？

住民票のなかには、マイナンバーを記載しているケースがあります。
賃貸借契約においては、マイナンバー記載の住民票でも問題なく取引が進められるでしょう。
しかし、マイナンバーは個人情報であるため、不動産会社によっては番号が記載されていない住民票と指定を設けている可能性があります。
マイナンバーが記載されていると受け取りを拒否されてしまうおそれがあるので、申請時には注意が必要です。
賃貸借契約の必要書類として住民票を申請するときは、マイナンバーを記載しないのが安全といえるでしょう。
契約する不動産会社にあらかじめ必要書類を確認しておくと、スムーズな取引ができるはずです。

賃貸借契約の必要書類として収入証明書を準備する理由

入居審査や賃貸借契約では、収入証明書の提出を要求される可能性があります。
収入証明書とは、収入を証明する公的な書類です。
この名称で書類があるわけではなく、いくつかの書類を総称した呼び名となっています。
これらの書類が必要な理由は、契約者本人や連帯保証人の収入を調査するためです。
賃貸物件の入居審査では、収入証明書を基にして入居に値するかどうか判断します。
収入証明書は、大きく分けて「役所で受け取れるもの」「勤務先で受け取れるもの」「自分で用意するもの」に分類可能です。
それぞれどのような書類が取得できるのか、申請方法を確認しておきましょう。

役所で受け取れる収入証明書

住所を管轄している市町村役場で取得可能な収入証明書は、主に「所得証明書」「課税証明書」「所得・課税証明書」の3つです。
これらは所得額あるいは課税額を証明するための書類で、自治体から発行されます。
そのため、信用度の高い収入証明書が提出できるでしょう。
しかし、多くの市町村では、6月上旬から中旬にならないと前年分の書類を入手できません。
これより前に必要書類を準備しなければならないときは、他の方法を検討する必要があります。

勤務先で受け取れる収入証明書

勤務先で取得可能な収入証明書は、源泉徴収票と給与支払証明書です。
源泉徴収票は毎年12月に配布される書類となっているので、受け取ったら大切に保管しておくと良いでしょう。
一方で、給与支払証明書は会社に発行依頼をしなければ用意されません。
必要書類として準備するときには、早めの手続きが必要です。
また、給与明細書は収入証明書として認められない可能性が高いでしょう。
賃貸借契約の必要書類として収入証明書を用意するときは、給与明細書以外の書類を取得しなければなりません。

自分で用意する収入証明書

自営業あるいは副業をおこなっている方は、確定申告書の写しが収入証明書として活用可能です。
確定申告書とは、毎年3月15日頃までに税務署へ提出が義務付けられている所得税の申請書類を指します。
これらの書類は写しを各自保管しているため、発行申請の必要がありません。
確定申告をおこなったら、大切に保管しておくことをおすすめします。
なお、不動産会社によっては、銀行通帳の写しを収入証明書として認めているケースがあるので、事前に確認しておきましょう。
準備する書類次第では、発行に時間がかかったり紛失していたりする可能性があるため、スケジュールに余裕を持った行動が大切です。

まとめ

賃貸借契約の必要書類として印鑑証明書を用意する理由には、連帯保証人の存在を証明することが挙げられます。
身元確認のために住民票の提出も必要ですが、発行から3か月以内のものでなければなりません。
さらに、所得証明書や源泉徴収票といった収入証明書を提出する必要もあるので、早めの準備をおこなっておきましょう。